Vereine mit mehrheitlichem Bezug zum Ausland (Geldfluss aus dem Ausland oder ins Ausland) müssen sich bis zum 30. Juni 2024 im Handelsregister eintragen. Dabei muss mindestens eine vertretungsbefugte Person in der Schweiz ansässig sein und jederzeit Zugriff auf das aktuelle Mitgliederregister haben. In der Folge gelten erhöhte Anforderungen an die Buchführung und Rechnungslegung.
Betroffene Vereine
Bis 2022 mussten sich nur diejenigen Vereine im Handelsregister eintragen lassen, welche ein «nach kaufmännischen Grundsätzen geführtes Gewerbe» betreiben. Seit 2023 besteht ebenfalls eine Eintragungspflicht, wenn ein Verein hauptsächlich im Ausland Gelder sammelt oder verteilt. Hintergrund dafür sind internationalen Auflagen gegenüber der Schweiz betreffend Geldwäscherei-Risiken im Nonprofit-Sektor. Es gilt folgende Ausnahmeklausel:
- Die im Ausland gesammelten oder verteilten Vermögenswerte lagen unter
CHF 100’000 in den letzten zwei Geschäftsjahren - UND die Verteilung erfolgt über eine Bank (oder einen anderen Finanzintermediär gemäss Geldwäschereigesetz)
- UND der Verein verfügt über mindestens eine vertretungsbefugte Person mit Wohnsitz in der Schweiz
Wenn die Ausnahmekriterien nicht erfüllt sind muss der Verein im Handelsregister eingetragen werden. Interessanterweise fällt ein Verein, welcher grössere Volumen bewegt, dies aber weniger als die Hälfte der Geschäftstätigkeit ausmacht, aus diesem Schema heraus. Diese Lücke dürfte gesetzgeberisch nicht beabsichtigt sein und mittelfristig entweder durch Änderungen oder durch eine strengere Praxis geschlossen werden.
Transparenzverpflichtungen
Im Gegensatz zu bisher eintragungspflichtigen «gewerblichen» Vereinen, gelten für die neue Kategorie reduzierte Anforderungen. Eingetragen werden muss:
- mindestens eine zur Vertretung berechtigte Person mit Wohnsitz in der Schweiz
- ergänzend mindestens ein Mitglied des Vorstandes, sofern die vertretungsbefugte Person kein Mitglied des Vorstandes ist.
Wir empfehlen, nach Möglichkeit diese Anforderungen in einer Person zu vereinen und eine vertretungsbefugte Person aus dem Kreise des Vorstandes zu bestimmen. Allenfalls muss dafür erst eine in der Schweiz ansässige Person rekrutiert und gewählt werden.
Sofern das zuständige Handelsregisteramt dies unterstützt, können wie die gewerblichen Vereinen auch sämtliche Mitglieder des Vorstandes, alle Zeichnungsberechtigten sowie die Revisionsstelle eingetragen werden.
Wichtig ist, dass die Vereine ein Mitgliederregister aktuell nachführen müssen. Die zur Vertretung befugte (Vorstands)Person mit Sitz in der Schweiz muss darauf zugreifen können, um im Bedarfsfall gegenüber den Schweizer Behörden Auskünfte erteilen zu können.
Auswirkungen auf die Rechnungslegung
Die Handelsregister-Eintragungspflicht bringt erweiterte Anforderungen an die Rechnungslegung mit sich. Diese gelten unabhängig davon, ob der Eintrag im Handelsregister bereits vollzogen wurde oder nicht. Die gesetzliche Jahresrechnung muss die erweiterten Normen (Art. 957 – 964 OR) abbilden. Beispielsweise bedeutet dies:
- Erstellen eines Anhangs mit ergänzenden Erläuterungen und Offenlegungen
- Angabe der Vorjahreszahlen in der gesamten Jahresrechnung
- Ergänzende Angabe der Zahlen in CHF, sofern die Buchführung in Fremdwährung erfolgt
- Korrekte zeitliche Abgrenzung der Kosten und Erträge per Bilanzstichtag
- Beachten der Gliederungsvorschriften des Obligationenrechts bzw. ergänzend der Verpflichtung, branchenübliche Rechnungslegungskonzepte anzuwenden.
Wir empfehlen wir, die Buchhaltung mit entsprechender Sensibilität zu führen. Für Unterstützung stehen Ihnen die Experten der HST Treuhand gerne zur Verfügung.
Weiterführende Dokumente
Überblick über die rechtlichen Pflichten von walderwyss rechtsanwälte
Praxismitteilung des eidgenössischen Handelsregisteramtes mit Detailerläuterungen